Was du bereit haben solltest

Kurze Antwort: Bestellnummer, Name des Artikels und eine kurze Beschreibung, was du dir wünschst. Mit diesen drei Dingen lässt sich ein Anliegen meist mit der ersten Antwort abschließen, statt tagelang hin und her zu gehen.

Die Bestellnummer steht in der Bestätigung

Die Bestellnummer steht ganz oben in der Mail, die du bei der Bestellung bekommen hast, und sie ist der Schlüssel zum ganzen Anliegen. Ohne sie muss nach Name und Adresse gesucht werden, und das kostet Zeit. Hast du mehrmals bestellt, achte darauf, die Nummer der richtigen Bestellung zu nehmen, auch bei Bestsellern für Herren.

Schreib, um welchen Artikel es geht

Eine Bestellung kann mehrere Artikel enthalten, also nenne Name, Farbe und Größe des betreffenden Artikels. Das erspart sofort die erste Rückfrage. Steht der Artikel in verschiedenen Größen in der Bestellung, sag genau, welcher gemeint ist. Das gilt auch, wenn es um ein Bambus Tanktop für Herren unter mehreren Positionen geht.

Sag, was passieren soll

Umtausch, Erstattung oder nur eine Auskunft sind drei verschiedene Anliegen und werden unterschiedlich bearbeitet. Schreib es deutlich in die erste Nachricht, dann musst du keine Runde extra warten. Möchtest du eine andere Größe, nenne sie gleich mit. Das gilt auch für ein einfaches Anliegen zu Socken für Herren und Damen.

Hol die Mail hervor, bevor du beginnst

Am einfachsten schreibt es sich, wenn die Bestätigung schon offen vor dir liegt. Dann kannst du die Bestellnummer kopieren und Name, Farbe und Größe des Artikels genau so sehen, wie sie dort stehen. Das nimmt das Risiko, etwas falsch zu schreiben. Such in deinem Posteingang nach dem Namen des Shops, falls du sie nicht gleich findest.

Fotos, wenn es etwas zu sehen gibt

Geht es um einen Fehler am Artikel, mach die Fotos, bevor du schreibst. Der ganze Artikel, eine Nahaufnahme des Fehlers und das Pflegeetikett decken die meisten Fragen ab. Mach sie bei Tageslicht, damit die Details deutlich sind. Hast du sie von Anfang an bereit, können sie mit der ersten Nachricht mitgehen.

Passende Kontaktdaten

Schreib nach Möglichkeit von der Mailadresse, die du bei der Bestellung verwendet hast. Dann lässt sich deine Nachricht leichter der Bestellung zuordnen. Ist es eine andere Adresse, erwähne das kurz und nenne den Namen, auf den bestellt wurde. Geht es um die Lieferung, prüf auch, ob die Adresse in der Bestätigung stimmt.

Halte die Nachricht kurz

Wenn du die drei Dinge bereit hast, muss die Nachricht nicht lang sein. Bestellnummer oben, dann der Artikel und zum Schluss, was du dir wünschst. Drei bis fünf Sätze reichen in der Regel. Je kürzer und klarer die Nachricht, desto leichter lässt sich sofort eine fertige Antwort geben.

Eine Checkliste vor dem Absenden

Steht die Bestellnummer oben. Sind Name, Farbe und Größe des Artikels dabei. Hast du geschrieben, was du dir wünschst. Sind die Fotos angehängt, wenn es etwas zu sehen gibt. Kannst du alle vier Fragen mit Ja beantworten, hast du getan, was nötig ist, damit das Anliegen mit der ersten Antwort abgeschlossen werden kann.

Häufig gestellte Fragen

Was, wenn ich die Bestellnummer nicht finde

Such in deinen Mails nach dem Namen des Shops, dann taucht die Bestätigung auf. Schau auch im Spam oder in Werbeordnern nach.

Soll ich gleich ein Foto mitschicken

Ja, wenn es etwas zu sehen gibt. Das spart eine Runde, weil der Fehler ohne spätere Rückfrage nach Fotos beurteilt werden kann.

Wie schnell bekomme ich eine Antwort

In der Regel innerhalb eines Arbeitstages. Eine Nachricht mit Bestellnummer, Artikel und Wunsch macht eine fertige Antwort leichter.